Ennen asiakkaiden vientiä/lisäystä täytyy olla luotuna asiakaslajit.

4.1. Lisää uusi asiakas

Asiakkaat lisätään menemällä Asiakkaat-välilehdelle.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 7_28_06.png

Klikkaa Uusi asiakas, saat alasvetovalikon, josta valitset asiakkaan tyypin.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 7_30_55.png
  • Lomakkeen kenttiä voi muokata järjestelmäasetuksessa BorrowerUnwantedField

  • Pakolliset tiedot on merkitty punaisella ja ne on määritelty järjestelmäasetuksessa
    BorrowerMandatoryField

Kohaan on tehty uusi ominaisuus, sotu-siilo, jonne tallennetaan tietoturvallisesti asiakkaiden henkilötunnukset. Siilon käyttöä varten on kaikilla henkilökunnan jäsenillä oma, henkilökohtainen tunnus ja salasana (eri tunnukset kuin Kohaan kirjautumistunnukset), joiden avulla pääsee siilosta tarkistamaan, onko siellä jo ilmoitettu tunnus olemassa. Jos tunnusta ei ole, siitä tulee ilmoitus. Jos hetu on jo siilossa, sen avain menee sosiaaliturvatunnus-kenttään. Avainta voi käyttää vain ne henkilöt, jotka sitä työssään tarvitsevat eli aineiston perintää hoitavat henkilöt.

koha 678.png

koha 683.png

koha 684.png

koha 685.png
Oheisissa ruutukaappauksissa käytetty sotu on tehty henkilötunnusgeneraattorin avulla, se ei ole kenenkään henkilön oikea tunnus, mutta täyttää tunnuksen ominaisuudet tarkistusmerkkiä myöten. Sotuavaimella muodossa "sotuxxxx" voi hakea asiakkaan tiedot esille, mutta sotu ei näy.

EG Screenshot - 11.12.2013 , 8_01_07_ver001.png

EG Screenshot - 11.12.2013 , 8_01_07_ver002.png

Osoitealueella Kunta tarkoittaa käytännössä postitoimipaikkaa, ei pelkästään kotikuntaa. Englanninkielistä sanaa City ei voi kääntää postitoimipaikaksi tässä kohti, koska sama sana on kunta-merkityksessä muussa yhteydessä.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 8_01_07_ver003.png
  • Yhteystiedoissa ota huomioon, että ensisijainen puhelinnumero ja sähköpostiosoite ovat niitä, jotka näkyvät huomautuksissa ja aineiston väliin tulostettavissa kuiteissa (lainakuitit, kuljetuslaput, varauslaput). Sähköpostiosoite on myös se mihin myöhästymismuistutukset ja muut viestit menevät.

  • Jos kyseessä on lapsiasiakas, hänelle pitää tallentaa takaaja
EG Screenshot - 11.12.2013 , 8_15_32.png
  • Klikkaamalla Hae takaaja pääset hakemaan rekisteriin merkityn henkilön lapsen takaajaksi
EG Screenshot - 11.12.2013 , 8_19_58.png
  • Lapsen ja takaajan suhteen määrittelytermit tallennetaan borrowerRelationship järjestelmäasetuksissa

  • Jokaiselle asiakkaalle voidaan tallentaa myös vaihtoehtoinen osoite

    koha 682.png

  • Kirjastonhallintaosuus sisältää kirjastonkäyttöön liittyviä tietoja

EG Screenshot - 11.12.2013 , 8_57_56.png
  • Jos järjestelmäasetuksissa autoMemberNum on niin määritelty, tähän tulee automaattisesti seuraava kortin numero. Meillä tähän luetaan uuden kirjastokortin numero viivakoodinlukijalla.

  • Jos olet aikaisemmin valinnut vahingossa väärän asiakaslajin, voit vaihtaa tässä sen oikeaksi.

  • Lajittelusäännöt on kirjaston tilastollisiin tarkoituksiin (ohjeistetaan erikseen, jos tarvitaan)
EG Screenshot - 11.12.2013 , 8_50_44_ver002.png
EG Screenshot - 11.12.2013 , 8_50_44_ver003.png
  • Tullut asiakkaaksi -päivämäärä tulee automaattisesti kuluvan päivän mukaiseksi.

  • Jos asiakkaan kortti vanhenee (määritelty järjestelmäasetuksissa patron category settings) päivämäärä tulee tähän automaattisesti

  • Huomautus (näkyy verkkokirjastossa): -kohtaan merkitään huomautus, jonka asiakas näkee verkkokirjastosta

  • Huom: -laatikossa oleva huomautus näkyy vain virkailijoille lainauksessa
EG Screenshot - 11.12.2013 , 9_32_44.png
  • Verkkokirjaston tunnus -kohtaan merkitään käyttäjätunnus, jota käytetään verkkokirjastoon tai virkailijatyökaluun kirjauduttaessa. Käyttäjätunnus voi olla eri kuin kirjastokortin numero. Henkilökunnalla täytyy olla lisäksi oikeus virkailijatyökaluun kirjautumiseen.

  • Jos asiakkaille on mahdollista laittaa muita määritteitä tai tunnuksia, ne kirjataan tänne. Sosiaaliturvatunnuksen avain näkyy täällä. Näitä voidaan määritellä ylläpidossa Asiakasryhmien määreissä.

    koha 680.png

  • Lopuksi vielä tallennetaan asiakkaan viestiasetukset.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 9_38_02_ver002.png
  • Näitä viestejä ovat:
    • Ennakkoilmoitus: Etukäteisilmoitus lähestyvästä eräpäivästä (Asiakas voi valita, montako päivää etukäteen ilmoitus tulee)
    • Lainauskuitti: lista asiakkaan juuri lainaamista tai uusimista niteistä. Tämä on elektroninen versio lainauskuitista.
    • Saapumisilmoitus: Ilmoitus asiakkaalle saapuneesta varauksesta, joka on noudettavissa
    • Eräpäiväilmoitus: Ilmoitus lainojen erääntymisestä (eräpäivä ja nimeke)
    • Palautuskuitti: lista asiakkaan juuri palauttamasta aineistosta

  • Tärkeää
    Nämä asetukset kumoavat asiakaslajeihin tehdyt valinnat
  • Tärkeää
    Asiakas voi itse muuttaa näitä asetuksia verkkokirjastossa
  • TÄRKEÄÄ
    Valitse koosteilmoitus ennakkoilmoitukseen ja eräpäiväilmoitukseen, niin asiakas saa yhdessä viestissä kaikkien erääntyvien niteiden tiedot eikä jokaisesta lainasta erillistä viestiä!
  • Lopuksi tallenna tiedot.

Jos järjestelmä epäilee, että olet tekemässä tupla-asiakkaan, saat siitä huomautuksen.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 10_12_59_ver001.png

Asiakaslajeihin voi asettaa ikärajoituksia. Ohjelma tarkistaa syntymäajan mukaan, voiko asiakas kuulua siihen asiakaslajiin, johon häntä ollaan tallentamassa. Voit saada tällaisen virheilmoituksen:
EG Screenshot - 11.12.2013 , 10_18_27.png

4.2. Lisää uusi henkilökunta-asiakas

Henkilökuntaan kuuluva tulee tallentaa Kohaan Kirjaston henkilökunta-tyyppinä. Tee kuten edellä Lisää uusi asiakas -ohjeessa on kerrottu. Anna henkilökuntaan kuuluvalle oikeuksia virkailijatyökalun käyttöön.

Tärkeää: Muista antaa henkilökunnalle turvalliset käyttäjätunnukset ja salasanat, sillä niillä pääsee kirjautumaan virkailijatyökaluun.

4.3. Lisää tilastoasiakas

Tämä asiakastyyppi on luotu tilastoimaan kirjaston sisäistä aineiston käyttöä. Tilastokäyttöön tarkoitettu asiakas täytyy tallentaa tilastoasiakastyypiksi. Valitse Uusi asiakas, sieltä Tilastoasiakas.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 10_55_13_ver001.png
Tallenna asiakas kuten edellä on kerrottu. Koska tässä ei ole kyseessä oikea asiakas, vain tilastotieto, riittää minitiedot ja oikea kirjasto.

Toisaalla tässä ohjeessa kerrotaan sisäisen käytön tilastoinnista.

4.4. Asiakkaan tietojen kopioiminen

Joissakin tilanteissa on tarpeen käyttää asiakastietojen kopioimista, esim. saman perheen jäsenille tehdään useita kortteja. Kohassa on toiminto, jolla voidaan kopioida henkilötiedot, jotka toistuvat eri tietueissa.
  • Avaa sen asiakkaan tiedot, jonka haluat kopioida

  • Klikkaa Kopioi-nappia tietueen yläreunassa

EG Screenshot - 11.12.2013 , 11_21_11_ver001.png

  • Kaikki muut kentät paitsi etunimi, syntymäaika, kortin numero, käyttäjätunnus ja salasana kopioidaan. Lisää puuttuvat tiedot ja klikkaa Tallenna.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_38_47.png
  • Vinkki:
    Klikkaamalla kentässä, jossa on jo jotain tietoa, tyhjentää tämän kentän (tehty helpottamaan tietojen korjaamista)

Tallennuksen jälkeen pääset uuden asiakkaan tietoihin.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 11_29_03.png

4.5. Asiakkaan tietojen muokkaaminen

Asiakkaan tietoja voidaan muokata eri painikkeiden kautta.
  • Koko asiakastietueen muokkaukseen pääset yksinkertaisesti klikkaamalla Muokkaa-painiketta asiakastietojen yläreunassa.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 11_21_11_ver002.png

  • Asiakkaan salasanaa ei voi nähdä. Asiakastiedoissa salasanan korvaavat tähdet ovat aina näkyvissä, vaikka salasanaa ei olisikaan tallennettu. Jos asiakas unohtaa salasanansa, hänelle pitää tallentaa uusi salasana. Salasanan voi uusia Vaihda salasana-napista.

EG Screenshot - 11.12.2013 , 11_40_39.png
    • Koha ei voi näyttää entistä salasanaa. Jätä salasanakenttä tyhjäksi, jos et halua vaihtaa salasanaa.

    • Jos haluat automaattisesti luodun salasanan, klikkaa Valitse tästä luodaksesi satunnaisesti luodun salasanaehdotuksen. Salasanat näytetään tekstinä.

  • Muokataksesi jotain tiettyä osiota asiakastiedoissa (esim. Kirjastotiedot) klikkaa sen osion alla olevaa Muokkaa-linkkiä.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_00_10.png

  • Lapsiasiakkaan huoltajan vaihtaminen:

    Mene muokkaamaan lapsen tietoja. Kohdassa Takaajan tiedot klikkaa Muuta.
    kohakuvat 567_ver001.png

    Hae uuden huoltajan tiedot avautuvassa ikkunassa.
    kohakuvat 568.png

    Valitse hakutuloksesta huoltaja ja klikkaa Valitse.
    kohakuvat 569_ver001.png

    Lapsen tietoihin on nyt vaihtunut huoltaja. Muuta huoltajan suhde, mikäli tarpeellista. Muista tallentaa lapsen tiedot!
    kohakuvat 570.png



  • Asiakkaan kuva voidaan lisätä valitsemalla kuva koneeltasi Vie asiakaskuva -osiossa.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_00_31.png
    • Tämä osio ei ole näkyvissä, jos järjestelmäasetuksissa patronimages on estetty kuvien tallentaminen

    • Työkaluissa olevalla toiminnolla Vie asiakaskuvia voi tuoda palvelimelle eräajona kuvia

  • Asiakkaiden käyttöoikeuksia voidaan rajoittaa eri syistä johtuen
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_01_38.png
    • Jos haluat lainauksen virkailijan tarkistavan asiakkaan osoitteen ennen lainaamista, laita valinta Kyllä päälle Tarkista osoite -kohdassa Käyttäjätilin huomautuksissa.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_02_48.png
    • Jos asiakkaan kirjastonkäyttöä pitää rajoittaa jostain syystä, voit laittaa rajoituksen ja syyn sille
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_03_47.png
    • Rajoitukselle voi laittaa myös automaattisen päättymisajan, joka näkyy huomautuksessa.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_04_56.png
    • Jos asiakas ilmoittaa kadottaneensa kirjastokorttinsa, voit merkitä sen kadonneksi, niin kukaan ei voi väärinkäyttää korttia
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_06_06.png
    • Lapsiasiakkaasta ei tule automaattisesti aikuista (täytettyään 15 vuotta) ellei Kohassa ole siihen liittyvä cron job käynnissä. Lapsen voi muuttaa aikuiseksi myös tällä näytöllä valitsemalla Muita toimintoja -valikosta Päivitä lapsi aikuiseksi.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 12_06_51.png

4.6. Asiakkaiden kommenttien ja muutosten käsittely

Jos järjestelmäasetuksissa OPACPatronDetails annetaan asiakkaille oikeus muuttaa tietojaan verkkokirjaston kautta, täytyy muutokset hyväksyä virkailijatyökalun kautta ennen niiden voimaantuloa. Jos järjestelmässä on hyväksymistä odottavia muutoksia, niistä näkyy ilmoitus Kohan etusivulla työkaluvalikoiden alla (muutaman muun toimenpidettä odottavan toiminnon kanssa).

EG Screenshot - 11.12.2013 , 13_33_46.png

Kun klikkaat Tietojensa muokkaamista haluavat asiakkaat -linkkiä, saat listan asiakkaan tekemistä muutoksista.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 13_39_49.png
Voit hyväksyä asiakkaan tekemät muutokset, kieltää ja poistaa muutokset tai jättää huomiotta muutokset, joita voit tarkastella myöhemmin.

4.7. Henkilökunnan oikeudet

Henkilökunnan oikeudet on tarkoitettu antamaan henkilökunnalle pääsy virkailijatyökaluun.

Tärkeää: Päästäkseen kirjautumaan virkailijatyökaluun henkilökunnalle pitää antaa ainakin tietokanta-oikeudet, joka oikeuttaa kirjautumiseen.

4.7.1. Asetetaan asiakkaan oikeuksia

Oikeuksien määrittämiseksi asiakkaalla tulee olla Henkilökunta-kategoria.
  • Asiakastiedoissa klikkaa Muita toimintoja ja valitse Aseta oikeuksia.
EG Screenshot - 11.12.2013 , 13_54_19_ver001.png

  • Saat listan oikeuksista, joista osan voi laajentaa klikkaamalla plussaa rivin vasemmalla puolella

koha 496.png

4.7.2. Asiakkaan oikeuksien määrittely

  • pääkäyttäjä (superlibrarian)
    • Pääsee kaikkiin kirjaston toimintoihin

      Vinkki: tämän valinnan jälkeen ei tarvitse tehdä muita valintoja

  • lainaus ja palautus (circulate)
    • Voi lainata ja palauttaa aineistoa
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • tietokanta (catalogue)
    • Vaaditaan virkailijan kirjautumiseen. Virkailijoiden oikeudet, sallii luettelon katsomisen virkailijatyökalun kautta

      Tärkeää: Päästäkseen kirjautumaan virkailijatyökaluun henkilökunnalle pitää antaa ainakin tietokanta-oikeudet, joka oikeuttaa kirjautumiseen.

  • parametrit (parameters)
    • Hallinnoi Kohan järjestelmäasetuksia
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • lainaajat (borrowers)
    • Lisää tai muokkaa asiakkaita

  • oikeudet (permissions)
    • Sallii käyttäjien oikeuksien muokkauksen

  • varaustenteko (reserveforothers)
    • Muokkaa ja luo asiakkaiden varauksia
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • lainaaminen (borrow)
    • Sallii aineiston lainauksen

  • luettelointi (editcatalogue)
    • Muokata luettelointitietoja (muokata bibliografisia tietoja/nidetietoja)
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • muokata maksuja (updatecharges)
    • Muokata asiakkaan maksuja
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • hankinta (acquisition)
    • Hankinnan ja hankintaehdotuksien hallinta
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • hallinnointi (management)
    • Asettaa kirjaston järjestelmän asetuksia (poistunut oikeus)
    • Tärkeää:
      tämä oikeus ei enää tee mitään.

  • työkalut (tools)
    • Sallii kaikkien työkalujen käytön
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • auktoriteettien muokkaus (editauthorities)
    • Muokkaa Auktoriteetteja

  • kausijulkaisut (serials)
    • Sallii lehtitilauksien hallinnan
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • raportit (reports)
    • Sallii pääsyn raporttimoduliin
    • Lainaus ja palautus -sivun raportit eivät kuulu tämän oikeuden piiriin
    • Tämän valinnan voi laajentaa

  • henkilökuntaoikeudet (staffaccess)
    • Oikeuttaa kirjaston työntekijän muokkaamaan toisten työntekijöiden oikeuksia
    • Tärkeää:
      Vaatii lainaajat-oikeuden yläpuolelta

  • lisäosat (plugins)
    • Kohan lisäosat
    • Tämän valinnan voi laajentaa

4.7.2.1. Eriteltyjä lainaus-oikeuksia

Jos henkilökunnalla on lainaus- ja palautusoikeudet, heillä on mahdollisuus tehdä näitä kaikkia toimintoja. Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • muut lainauksen oikeudet
    • muut lainauksen oikeudet
    • kaikki muut lainauksen oikeudet paitsi alla määritellyt

  • salli lainaus jos lainaus on estetty
    • salli lainaus vaikka asiakkaalla on rajoitus
    • näistä syistä asetetun rajoituksen virkailija voi ohittaa:
      • ikäraja
      • aineisto on lainattu toiselle asiakkaalle
      • aineisto on ei-lainattava
      • asiakkaalla on myöhässä olevia lainoja
      • nide on kadonnut-tilassa
      • niteestä on varaus

  • hallitse käyttäjätilien estoja
    • voi muokata käyttäjätilin rajoituksia
    • sallii virkailijan poistaa rajoituksen asiakkaan tililtä

  • myöhästymisraportti
    • voi luoda myöhästymisraportin
    • oikeus ajaa myöhästymisraportti Lainaus ja palautus -sivulla

  • ylittää_uusintaraja
    • voi ylittää määritellyn uusintarajan
    • työntekijällä tulee olla myös muut lainauksen oikeudet -oikeudet

4.7.2.2. Eriteltyjä parametrit-oikeuksia

Jos henkilökunnalla on parametrit-oikeuksia, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja. Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • muokata_lainaussääntöjä
    • Lainauskierron säännöt
    • Oikeus päästä ylläpitoon muokkaamaan Laina- ja maksusääntöjä

  • muiden_parametrien_muokkaus
    • Muiden järjestelmäasetusten muokkaamisoikeus
    • Oikeus päästä muihin järjestelmäasetuksiin (muu kuin Laina- ja maksusäännöt)

4.7.2.3. Eriteltyjä varaustenteko-oikeuksia

Jos henkilökunnalla on varaustenteko-oikeuksia, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja. Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • muokata_varausten_järjestystä
    • Muokkaa varausten prioriteettia
    • Oikeus muuttaa asiakkaiden järjestystä varausjonossa (ylös- tai alaspäin varausjonossa)

  • tehdä_varaus
    • Varata asiakkaalle

4.7.2.4. Eriteltyjä luetteloinnin oikeuksia

Jos henkilökunnalla on luettelointi-oikeuksia, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja. Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • muokkaa_tietokantaa
    • Sallii luettelon muokkauksen
    • Oikeus päästä kaikkiin luetteloinnin toimintoihin Luettelointi-sivun kautta

  • muokkaa_niteitä
    • Muokkaa niteitä
    • Oikeus muokata niteitä tai kokoelmia, mutta ei bibliografisia tietueita

  • pikaluettelointi (ei meillä käytössä)
    • Pikaluettelointi
    • Oikeus luetteloida käyttämällä Lainaus ja palautus -sivun Pikaluettelointi-toimintoa

4.7.2.5. Eriteltyjä maksut-oikeuksia

Jos henkilökunnalla on Hallitse asiakkaiden maksuja -oikeus, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja. Jos oikeuksia halutaan rajoittaa, voi valita näistä toiminnoista:
  • muut maksujen hallintaan liittyvät oikeudet
    • voi hallita muita maksuihin liittyviä toimintoja mutta ei voi antaa anteeksi maksuja
  • maksujen anteeksi antaminen
    • voi antaa anteeksi maksuja

4.7.2.6. Eriteltyjä hankintaoikeuksia

Jos henkilökunnalla on hankinta-oikeuksia, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja. Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • lisää_poista_budjetteja
    • Lisää ja poista budjetteja (et voi muokata niitä)

  • käsitellä_budjetteja
    • Budjetin käsittelyoikeus

  • käsitellä_kaikkia_budjetteja
    • Kaikkien budjettien käsittelyoikeus

  • muokata_budjettia
    • Muokkaa budjettia (ei voi luoda uusia rivejä, mutta voi muokata entisiä)

  • muokata_sopimuksia
    • Sopimuksien muokkausoikeus

  • ryhmien_hallinta
    • Tilausten ja siiloryhmien hallinta

  • tilausten_hallinta
    • Tilausten ja siilojen hallinta

  • kaikkien_tilausten_hallinta
    • Voi käsitellä kaikkia muita tilauksia ja siiloja, riippumatta niiden rajoituksista

  • tilausten_vastaanotto
    • Tilausten ja siilojen hallinta

  • kausien_hallinta
    • Kausien hallinta

  • suunnittelun_hallinta
    • Budjettisuunnittelu

  • toimittajien_hallinta
    • Toimittajien hallinta

4.7.2.7. Eriteltyjä kausijulkaisut -oikeuksia

Jos henkilökunnalla on kausijulkaisut-oikeuksia, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja. Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • tilauksen_vanheneminen
    • Tarkistaa tilauksen vanhenemisaika

  • kausijulkaisun_reklamointi
    • Karhuta puuttuvaa lehteä Reklamaatiot-toiminnon kautta

  • luoda_tilaus
    • Tehdä uusi tilaus

  • lakkauttaa_tilaus
    • Poistaa lehtitilaus

  • muokata_lehtitilausta
    • Muokkaa lehtitilausta
    • Tämä oikeus ei anna poistaa tai luoda kausijulkaisutilausta

  • vastaanottaa_lehti
    • Lehtien vastaanotto
    • Vastaanottaa lehtiä olemassaolevan tilauksen perusteella

  • uusia_tilaus
    • Tilauksen uusinta

  • lehtikierto
    • Kierto
    • Voi hallinnoida kiertolistoja

  • kausijulkaisujen pääkäyttäjä
    • Voi käsitellä kaikkien kirjastojen lehtitilauksia (voimassa vain silloin kun käytetään IndependentBranches)

4.7.2.8. Eriteltyjä työkalut-oikeuksia

Jos henkilökunnalla on työkalut-oikeuksia, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja. Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • asiakaskuvien_tuonti_eräajona
    • Tuo palvelimelle asiakkaiden kuvia eräajona tai yksitellen
    • Oikeus käyttää kuvien tuonnin työkalua

  • karhunta
    • karhuaa myöhästyneitä lainoja asiakkailta

  • poistaa_hämärtää_asiakkaita
    • Poistaa vanhoja asiakkaita ja hämärtää lainaus/lukuhistoriaa (poistaa asiakkaan lukemishistorian)
    • Oikeus käyttää asiakkaan tietojen hämärrystä

  • muokata_kalenteria
    • Määrittele kirjaston kiinniolopäivät
    • Oikeus käyttää kiinniolokalenteria

  • muokata_uutisia
    • Kirjoita uutisia nettikirjastoon ja virkailijatyökaluun
    • Pääsy Uutiset-työkaluun

  • muokata_laukaisimia
    • Aseta ilmoitus- ja tilalaukaisimia myöhässä oleville niteille
    • Pääsy Myöhästymisen ilmoitukset/tilamuutokset -työkaluun

  • muokata_ilmoituksia
    • Määrittele ilmoituksia
    • Pääsy Ilmoitukset-työkaluun

  • muokata_asiakkaita
    • Muokkaa asiakastietoja eräajoina

  • muokata_sitaatteja
    • Muokkaa sitaatteja päivän sitaatti -osioon

  • vienti_tietokannasta
    • Vie bibliografisia, auktoriteetti- ja nidetietueita
    • Oikeus käyttää tiedon viennin työkalua

  • asiakkaiden_tuonti
    • Tuo asiakkaiden tietoja
    • Oikeus tuoda asiakkaita

  • inventointi
    • Tee inventaario tietokannan aineistosta
    • Pääsy Inventaario-työkaluun

  • niteiden_eräpoisto
    • Tee niteiden eräpoisto
    • Oikeus käyttää niteiden poistoa eräajona

  • niteiden_erämuokkaus
    • Tee niteiden erämuokkaus
    • Oikeus käyttää niteiden muokkausta eräajona

  • tarrojen_luonti
    • Luo tulostettavia tarroja ja viivakoodeja luettelosta ja asiakastiedoista
    • Pääsy Tarramuokkaimeen ja nopeaan selkätarrojen luontityökaluun

  • hallinnoi_csv_profiileja
    • Hallinnoi CSV-tuonnin profiileja
    • Oikeus käyttää CSV-profiileja

  • asiakaslistojen_muokkaus
    • Luo, muokkaa ja poistaa asiakaslistoja ja niiden sisältöjä

  • manage_staged_marc
    • Hallitse välivarastoituja MARC-tietueita, tuontien poisto ja vahvistus
    • Pääsy Välivarastoitujen MARC-tietueiden hallintaan

  • MARC-muokkauksen_pohjat
    • Hallitse MARC-muokkauksen pohjia

  • hyväksyä_kommentteja
    • Hyväksy asiakkaiden kommentteja
    • Oikeus käyttää kommenttityökalua

  • hyväksyä_avainsanoja
    • Hyväksy asiakkaiden avainsanoja
    • Pääsy Avainsanat-työkaluun

  • siirtokokoelmat
    • Hallitse siirtokokoelmia

  • ajastaa_tehtäviä
    • Ajasta tehtävä
    • Pääsy Tehtävien ajastus-työkaluun

  • stage_marc_import
    • Vie MARC-tietueita välivarastoon
    • Pääsy Vie MARC-tietueita välivarastoon -työkaluun

  • ladata_kansikuvia
    • Tuo paikallisia kansikuvia
    • Pääsy Tuo paikallisia kansikuvia -työkaluun

  • näytä_systeemilokit
    • Selaa järjestelmän lokeja
    • Pääsy Lokien katselu -työkaluun

4.7.2.9. Eriteltyjä raportit-oikeuksia

Jos henkilökunnalla on raportit-oikeuksia, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja. Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • luoda_raportteja
    • Luo SQL-kyselyitä
    • Oikeus luoda ja muokata mutta ei ajaa SQL-raportteja

  • ajaa_raportteja
    • Suorita SQL-raportteja
    • Oikeus ajaa SQL-raportteja mutta ei luoda tai muokata niitä

4.7.2.10 Eriteltyjä Kohan lisäosa-oikeuksia

Jos henkilökunnalla on oikeus käyttää Kohan lisäosia, heillä on mahdollisuus tehdä kaikkia näitä toimintoja.
Oikeuksia voi myös vähentää tietyiltä osin:
  • muokkaa
    • voi muokata lisäosien asetuksia

  • hallitse lisäosia
    • lisäosien asennus ja poisto

  • raportoida
    • käytä raporttityökalua

  • käyttää työkaluja
    • käytä lisäosien työkalua

4.8. Asiakkaan tiedot

Kun katsot asiakkaan tietuetta, on vasemmassa reunassa valittavissa useita eri välilehtiä, joilla on erilaisia tietoja.
  • Mene: Asiakkaat -> Hae tai selaa asiakkaita -> klikkaa asiakkaan nimeä

4.8.1. Lainaus

Tarkempia ohjeita lainauksesta katso ohjeen luvusta 5. Lainaus.

4.8.2. Tiedot

Kaikki asiakkaan (henkilö)tiedot näkyvät Tiedot-välilehdellä. Täällä on yhteystiedot, huomautukset, asiakkaan viestiasetukset ym.

Jos asiakas on lapsi, hänen takaajansa nimi on linkkinä tietueessa.
  • Lapsiasiakkaalla näkyy Takaajan nimi linkkinä
    EG Screenshot - 11.12.2013 , 14_36_07.png
  • Takaajan tietueessa näkyy kaikkien huollettavien tiedot
    EG Screenshot - 11.12.2013 , 15_07_50.png

4.8.2.1. Lainassa olevat

Asiakkaan tietojen alapuolella on taulukkonäkymässä asiakkaan lainassa olevat, maksut ja varaukset.
EG Screenshot - 12.12.2013 , 8_34_50.png

Tällä näytöllä näkyy myös asiakkaan huollettavien lainat Perheen lainat -välilehdellä.
EG Screenshot - 12.12.2013 , 8_35_33.png

4.8.3. Maksut

Asiakkaan maksuhistoria näkyy Maksut-välilehdellä. Täällä näkyy myöhästymismaksujen lisäksi myös muut kirjatut maksut, esim. kirjastokortin uusiminen, varausmaksut jne.

EG Screenshot - 12.12.2013 , 10_11_24.png
HUOM! Tämä kuvakaappaus pitää vaihtaa, kun saadaan termit suomeksi.

Tällä näytöllä on seuraavat sarakkeet:
  • Pvm: päiväys, jolloin maksu luotiin
    • myöhästymismaksujen kohdalla näkyy viimeisin päivä, jona maksua kertyi

  • Maksun kuvaus: tieto mistä niteestä maksu muodostuu ja myöhästyneen niteen eräpäivä sekä linkki nidetietueeseen

  • Viesti: tähän maksuun liittyvä huomautus

  • Summa: maksettavien maksujen kokonaissumma

  • Maksettavaa: vielä maksamatta oleva määrä

4.8.3.1. Maksujen veloittaminen

Useimmat maksut päivittyvät automaattisesti, mikäli maksujen cronjob on käynnissä.
  • Maksut perustuvat Laina- ja käyttömaksusääntöihin, jotka määritellään ylläpidossa

  • Varausmaksut peritään ylläpidon Asiakastyypit ja -luokat -taulukossa määritysten mukaisesti

4.8.3.2. Maksujen maksaminen/palauttaminen

Jokaisen rivin maksu voidaan maksaa (tai poistaa) erikseen
koha 484_ver001.png
  • Jokaisen rivin maksu voidaan maksaa kokonaan, osittain tai poistaa

  • Maksun maksaminen kokonaan
    • Valitse Maksa sen maksun kohdalla, mikä maksetaan

    • Maksun summa tulee Peri asiakkaalta: -laatikkoon

      koha 485_ver001.png

    • Klikkaa Hyväksy

    • Maksu poistuu maksamattomista maksuista ja näkyy kokonaan maksettuna

  • Maksa maksu osittain
    • Valitse Maksa sen maksun kohdalla, mitä halutaan lyhentää
      koha 488_ver001.png

    • Klikkaa Maksa tämä määrä ja anna Peri asiakkaalta -kohtaan maksettava rahamäärä

      koha 489_ver001.png

    • Klikkaa Hyväksy

    • Maksu päivittyy, näytöllä näkyy maksettu summa ja jäljellä olevat maksut
      koha 490.png
  • Maksa kaikkia maksuja
    • Klikkaa Maksa tämä määrä -nappia

    • Anna Peri asiakkaalta: -laatikkoon asiakkaalta perimäsi rahamäärä. Kokonaisvelka näkyy Saatavia yhteensä -kohdassa

      koha 492.png

    • Klikkaa Hyväksy

    • Maksu päivittyy kuittaamaan vanhimmat maksut ensin
      koha 493.png
  • Maksa valitut maksut
    • Laita valintamerkki niiden maksujen kohdalle, jotka maksetaan, klikkaa Maksa valitut

      koha 494_ver001.png

    • Valittujen maksujen summa näkyy Peri asiakkaalta: laatikossa

      koha 495_ver001.png

    • Klikkaa Hyväksy

    • Maksu päivittyy kuittaamaan vanhimmat valitut maksut ensin

  • Poista yksittäinen maksu
    • Klikkaa Poista sen maksun kohdalla, jonka haluat poistaa

      koha 497.png


    • Klikkaa Anna anteeksi tämä maksu

      koha 498.png

    • Maksu poistuu saatavista ja näkyy poistettuna maksuna

      koha 499.png

  • Poista kaikki maksut
    • Klikkaa Poista kaikki maksut -nappia listauksen alapuolella
      koha 500.png

    • Kaikki maksut poistuvat saatavista ja näkyvät poistettuina maksuina

  • Jos vahingossa merkitset niteen maksun maksetuksi, voit kumota maksun klikkaamalla Peruuta rivin oikeassa reunassa

    koha 501.png
    • Klikkauksen jälkeen tulee uusi rivi, jossa näkyy maksun peruutus

      koha 502.png

Jos kirjastossa on käytössä kassajärjestelmä, joka on yhteydessä kirjastojärjestelmään, ohje löytyy kohdasta 4.8.3.6.

4.8.3.3. Muun maksun luominen

Sellaisia maksuja, joita järjestelmä ei tee automaattisesti, voi virkailija tallentaa Lisää maksu -välilehdellä.

koha 503.png
  • Valitse ensin maksun tyypppi
    • Lisää maksutyyppejä voi lisätä ylläpidossa MANUAL_INV auktorisoiduissa arvoissa

    • Tärkeää
      Auktorisoitujen arvojen annettu arvo näkyy Kuvauksessa ja auktorisoidun arvon kuvaus näyttää maksettavan summan

  • Jos maksu liittyy johonkin niteeseen, voit lisätä sen viivakoodin linkiksi niteeseen

  • Kuvaus-kenttään annat maksun kuvauksen

    koha 504.png
  • Summa-kenttäään annat pelkästään maksun määrän, vain numeroita ja desimaaleja. Tallennuksen jälkeen maksu näkyy yhteenvedossa.

    koha 505.png


4.8.3.4. Hyvitysten luominen

Hyvitystä voidaan käyttää maksujen maksamiseen tai maksun anteeksiantoon.

EG Screenshot - 13.12.2013 , 7_30_12.png
  • Valitse ensn hyvityksen tyyppi

  • Jos maksu liittyy johonkin tiettyyn niteeseen, lue niteen viivakoodi linkiksi

  • Kuvauskenttään voit kirjoittaa selityksen

  • Anna summakenttään vain numeroita ja desimaaleja, ei valuuttamerkkejä

4.8.3.5. Maksujen tulostaminen

Jokaisen maksurivin lopussa on Tulosta-linkki. Klikkaamalla tästä linkistä saat tulostettua niteen nimeke- ja maksutiedot sekä tilin kokonaissaldon.

koha 506.png

4.8.3.6. Maksujen maksaminen kassaliittymän kautta

Avaa Kohassa asiakkaan Maksa maksuja-välilehti. Valitse sieltä ne maksut, jotka asiakas maksaa ja klikkaa joko Maksa tämä määrä tai Maksa valitut.

kohakuvat 831.png

Jos toimipistekoodia ei ole näkyvissä, klikkaa Lisää toimipistekoodi.

kohakuvat 832_ver001.png

Toimipiste on sama kuin kassan numero (jos kirjastossa on useampi kassa, tulee tähän toimipistekoodi, mutta Vaara-kirjastoissa on vain yksi kassa kussakin toimipisteessä).

kohakuvat 833.png

kohakuvat 834_ver001.png
Kun toimipiste on valittu, se näkyy näytöllä.

kohakuvat 835.png

Kun klikkaat toimipisteen numeroa, se muuttuu vihreäksi ja tieto siirtyy kassaan.

kohakuvat 836.png

Odota, että kassajärjestelmä käsittelee maksun. Kun keltainen pyörivä ympyrä muuttuu vihreäksi, maksu on mennyt kassaan ja voit veloittaa asiakkaalta maksun.

kohakuvat 837.png

kohakuvat 840.png

Jos pyörivä pallo muuttuu punaiseksi tai jää keltaiseksi, on kyseessä joku virhetilanne, josta tulee erillinen ilmoitusikkuna. Ota virheilmoitus, maksun numero ja ajankohta ylös, ja ilmoita virheestä kehittäjille. Maksun tilan voit tarkistaa klikkaamalla ”Tarkista maksun tila”-painiketta.

Kassassa:

kohakuvat 827_ver001.png

Valitse Lisätoiminnot-välilehti ja sieltä Ulkopuolinen liityntä.

kohakuvat 828_ver001.png

Kassassa näkyy asiakkaan tiedot ja maksettavan maksun määrä. Peri maksu asiakkaalta ja klikkaa OK.

kohakuvat 829_ver001.png

Kassan näytöllä näkyy asiakkaan tiedot ja kuittiin tuleva maksutieto, mistä maksu on maksettu.

kohakuvat 830_ver001.png

Kohassa asiakkaan Tili-välilehdellä näkyy maksutapahtuman numero. Muista aina varmistaa, että maksusta on ilmestynyt yksi uusi maksurivi maksun tapahtumanumerolla, ja että maksurivillä maksettu summa on oikein.

kohakuvat 838_ver001.png

Kun klikkaat maksutapahtuman rivillä, se maalaa siihen maksutapahtumaan liittyvät rivit.

kohakuvat 839.png



4.8.4. Kiertolistat

Kiertolistat tarkoittaa lehtikierron listaa eli jos kirjaston työntekijä on jonkun lehden sisäisellä kiertolistalla.

EG Screenshot - 13.12.2013 , 7_45_29.png
koha 322.png

4.8.5. Muutosloki

Jos BorrowersLog on asetettu kokoamaan tietokannasta lokitietoa muutoksista asiakastietoihin, on tämä välilehti näkyvillä. Myös IssueLog ja ReturnLog ovat päällä, joten täältä näkyy myös lainaukset ja palautukset.

EG Screenshot - 13.12.2013 , 8_22_52.png
  • Virkailija-sarake näyttää sen työntekijän tunnuksen, joka on tehnyt muutokset

  • Osio-sarakkeessa MEMBERS tarkoittaa asiakastietoja, CIRCULATION lainaustietoja

  • Toiminto-sarakkeessa listataan mikä toiminto on kyseessä (käännetään suomeksi, jos voidaan)

  • ID-tunnus -sarakkeessa näkyy, kenen asiakkaan tietoja on muutettu

4.8.6. Ilmoitukset

Tällä näytöllä näkyy asiakkaalle lähteneet tai lähtemässä olevat ilmoitukset. Ilmoittamistapa valitaan asiakastiedoissa Asiakkaan viestiasetuksissa.

kohakuvat 003.png

Klikkaamalla viestin nimeä pääset näkemään koko viestin.

4.8.7. Tilastot

teksti ja kuvakaappaus myöhemmin

4.8.8. Hankintaehdotukset

Jos asiakas on tehnyt verkkokirjastossa hankintaehdotuksia, ne näkyvät täällä.

EG Screenshot - 13.12.2013 , 11_27_12.png

4.9. Asiakkaan hakeminen

Klikkaamalla linkkiä Asiakkaat saat hakulaatikon, jossa voit selata tai hakea asiakkaiden tietoja. Haku toimii millä tahansa nimen osalla tai kortin numerolla.

EG Screenshot - 13.12.2013 , 11_25_31.png

Klikkaamalla pientä plus-merkkiä [+] hakulaatikon oikealla puolella saat lisää hakuominaisuuksia käyttöösi. Täällä voit mm. rajata hakusi kirjastoittain tai asiakaslajeittain.

EG Screenshot - 13.12.2013 , 11_46_07.png

Hakukenttiin tekemiesi valintojen perusteella voit hakea asiakasta eri tavoin.

EG Screenshot - 13.12.2013 , 11_47_02.png
  • Perushaku:
    Anna asiakkaan nimi tai nimen osa, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite tai kirjastokortin viivakoodi.

  • Sähköposti:
    Anna mikä tahansa osa sähköpostiosoitteesta ja valitse hakutyypiksi sisältää (ei alkaa)

  • Asiakkaan ID:
    Anna Kohan Asiakkaan ID-numero (eri kuin kirjastokortti)

  • Puhelinnumero:
    Anna puhelinnumero kokonaisuudessaan kuten se on syötetty järjestelmään tai käytä tyhjää merkkiä numeroiden jaksotteluun. Esim. Haettaessa numeroa (013) 267 6200 voit kirjoittaa sen juuri samalla tavalla tai muodossa 013 267 6200.

  • Katuosoite:
    Anna mikä tahansa asiakkaan osoitteen osa (kaikki osoitekentät huomioiden) ja valitse hakutyypiksi sisältää. Hakutyyppi alkaa antaa vain kirjoittamallasi hakusanalla alkavat osoitteet.

  • Syntymäaika:
    Ohjeteksti ilmestyy kertomaan missä muodossa syntymäaika pitää antaa. Muoto PP/KK/VVV tarkoittaa, että päivät, kuukausi ja vuosi erotetaan toisistaan kauttaviivalla.

Voit myös valita jokaisessa haussa hakutyypin alkaa tai sisältää. Valinta sisältää toimii vapaasanahaun kaltaisesti eli haettu merkkijono voi olla missä tahansa kohdassa hakukentässä.

Koha Screenshot - 13.12.2013 , 12_07_06.png

Voit myös valita hakutuloksen lajittelujärjestyksen joko sukunimen+etunimen tai kirjastokortin numeron mukaan.

Koha Screenshot - 13.12.2013 , 12_20_42.png

Voit myös selata asiakkaita sukunimen ensimmäisen kirjaimen mukaan linkkinä olevien kirjainten mukaan.

Koha Screenshot - 13.12.2013 , 12_22_40.png