Ennen luetteloinnin aloittamista Kohassa täytyy luoda muutamia perusasetuksia.

Luetteloinnin kannalta tärkein on tehdä luettelointipohjat vastaamaan kirjastosi tarpeita. Luettelointipohjaa käytettäessä siihen ei voi tehdä mitään kenttälisäyksiä tai poistaa kenttiä tai osakenttiä.

Luettelointiin meno: Muita toimintoja -> Luettelointi. Jos linkkiä ei näy, käyttäjätunnuksellasi ei ole luettelointioikeuksia. Ota yhteys pääkäyttäjään.

Koha Screenshot - 17.12.2013 , 10_19_51.png

6.1. Bibliografiset tietueet

Kohassa bibliografinen tietue (nimeketietue) sisältää luettelointitiedot aineistosta. Näitä tietoja ovat mm. nimeke, tekijä, ISBN ym. Tieto on tallennettu MARC 21 formaatin mukaisesti. Kun nimeketiedot on tallennettu, voidaan tietueelle lisätä niteitä.

6.1.1. Tietueen lisääminen

Tietue voidaan lisätä luetteloimalla tai kopioimalla. Uusi nimeke voidaan luetteloida tyhjälle pohjalle.
  • Klikkaa Uusi tietue

    kohakuvat 004_ver001.png

    • Valitse aineistoosi sopiva luettelointipohja valikosta

Jos haluat tuoda valmiin luettelointitietueen toisesta kirjastosta/tietokannasta

  • Klikkaa Uusi Z39.50-haku

    kohakuvat 005.png

    • Tee haku haluamasi nimekkeen luettelointitiedoista

      • Vinkki Jos hakutuloksia ei löydy, kokeile hakua vähemmillä hakusanoilla, sillä kaikki Z39.50 -kohteet eivät löydä tietoja kaikista kentistä

    • Hakukohteita voi muokata ylläpidossa Z39.50-hakukohteet -parametreissä

    • Hakutuloksia voit tarkastella MARC-muodossa tai korttimuodossa tai tuoda tietueen Kohaan

      Koha Screenshot - 17.12.2013 , 11_13_26.pngKoha Screenshot - 17.12.2013 , 11_13_56.png
      • Tuontiin ja näyttöihin pääsee myös suoraan nimetietueen päällä klikkaamalla.
        Koha Screenshot - 17.12.2013 , 11_16_48.png

      • Jos et löydä hakemaasi, klikkaa Uusi haku näytön vasemmassa alareunassa

Kun olet avannut tyhjän luettelointipohjan tai tuonut nimeketietueen Z39.50 -haun kautta pääset jatkamaan luettelointia.

koha 379.png

6.1.2. Osakohteiden lisääminen

Nimekkelle voi lisätä osakohteita eli sisältöä haettavassa muodossa. Valitse nimeketiedoissa Uusi -> Uusi osakohde.
kohakuvat 372.png
Musiikin osakohteille on tehty oma tallennuspohja. Valitse se valikosta, mikäli luetteloit musiikkiaineistoa.
kohakuvat 373_ver001.png

Luetteloi osakohde. Pakollisia kenttiä ovat 245a (päänimeke), 300a (laajuus tai kesto), 942c (aineistolaji, valitaan valikosta) sekä tallennuksen jälkeen muodostuva 008-kenttä (jos ei halua tarkemmin määritellä osakohteiden ominaisuuksia, riittää kun tallennat toiseen kertaan tietueen). Automaattisesti täyttyy linkkikenttä 773 tarvittavilla emon tiedoilla, kuten kuvassa alla:

kohakuvat 380.png

Osakohteella ei ole niteitä, joten niteidentallennusnäytölle ei tarvitse tallentaa mitään, vaan voit palata vasemmalta Perustiedot-painikkeesta teoksen tietoihin.

6.1.3. Tietueiden muokkaaminen

Muokataksesi nimeketietuetta klikkaa Muokkaa tietuetta hakutulosnäytöllä

koha 035_ver002.png

tai klikkaa Muokkaa-valikosta Muokkaa tietuetta.

koha 036.png



Tietue avautuu MARC-muokkaukseen.
koha 380.png


Vaihtoehtoisesti voit etsiä Z39.50 -haun kautta täydellisemmän luettelointitietueen toisesta kirjastosta, jolla korvaat nykyisen tietueen.

koha 043_ver001.png

Jos käytät tätä korvaamista, pääset Z39.50 -hakusivulle valitsemaan valikosta kirjaston, jonka tietueella nimeketietue korvataan.

koha 951_ver001.png

Oletusarvona on haku BTJ:ltä, Melindasta ja Fennicasta, mutta voit valita mitä tahansa valikon kirjastoista hakukirjastoksesi. Haku-painike alareunassa aloittaa haun.

Tässä hakutuloksena on yksi tietue. Valitse Vastaavuus-sarakkeesta Yhdistelysääntö, niin hankintavaiheessa tietueeseen tallennetut kansikuva ja kuvaus säilyvät tietueessa.

koha 952_ver001.png


Teitpä muutokset tietueeseen kummalla tavalla tahansa, muista klikata Tallenna -painiketta.

koha 954.png

6.1.4. Tietueen kopioiminen

Aina et löydä haluamaasi tietuetta Z39.50-haun kautta. Näissä tapauksissa voit tehdä kopion samantyyppisestä tietueesta ja muokata kopiota vastaamaan luetteloitavaa nimekettä. Tehdäksesi kopion klikkaa Muokkaa uutena kopiona.

koha 045.png

Tämä avaa uuden MARC-tietueen, jossa kentät on täytetty kopioidun tietueen tiedoilla ja voit muokata tietoja haluamiksesi.
Muista tyhjentää kentän 001 sisältö, kun aloitat tietueen muokkauksen. Näin tietueelle tulee uusi tietueen kontrollinumero tähän kenttään, kun tallennat tietueen etkä saa kysymystä kopiosta:
koha 381.png

6.1.5. Tietueiden yhdistäminen

Useita tietueita (tuplia) voidaan yhdistää yhdeksi tietueeksi Listat-työkalun kautta.

6.1.6. Tietueiden poistaminen

Tietue voidaan poistaa valitsemalla Muokkaa-valikosta Poista tietue.

koha 049.png



Tietuetta ei voi poistaa, mikäli tietueeseen liittyy niteitä. Tällöin Poista tietue -teksti näkyy harmaana.
koha 048.png


6.2. Nidetietueet

Kohassa jokaisella nimeketietueella (bibliografinen tietue) voi olla yksi tai useampi nide. Jokaisella nitellä on omistajakirjasto ja sijaintipaikka.

6.2.1. Niteiden lisääminen

Uuden nimeketietueen lisäämisen jälkeen pääset suoraan tyhjään nidetietueeseen, johon voit liittää niteen tai useampia niteitä. Niteitä pääset lisäämään myös klikkaamalla Muokkaa niteitä.

koha 054.png


tai voit lisätä uuden niteen milloin tahansa nimeketietuenäytöllä klikkaamalla Uusi ja valitsemalla Uusi nide.
koha 056.png

Nimekkeen tallennusnäyttö näyttää tältä:
koha 382.png
Vähintään seuraavat tiedot on täytettävä, jotta niteitä voisi lainata (merkitty punaisella pakolliseksi):
  • 2 - Luokitus
  • a - Omistajakirjasto
  • b - Sijaintikirjasto
  • o - Kohan koko signum
  • p - Viivakoodi
  • v - Korvaushinta
    • Tämä summa peritään asiakkaalta, kun nide merkitään kadonneeksi asiakkaalta
  • y - Kohan aineistolaji

Alla on kolme nappia, joista valitset haluamasi toiminnon.
koha 058_ver001.png
  • Lisää nide lisää vain yhden niteen
  • Lisää ja kopioi lisää niteen ja täyttää lomakkeen uudelleen samoilla arvoilla, joita voit muuttaa
  • Lisätään niteitä kysyy, montako nidettä haluat lisätä ja lisää niin monta nidettä lisäten jokaiselle oman viivakoodin (lisäämällä +1 edelliseen)

Lisäämäsi tietue tulee taulukkoon.
koha 383.png


Voit suodattaa kokoelmatietoja, kun klikkaat Suodata.
koha 182_ver001.png


koha 184.png

Riittää, kun aloitat kirjoittamaan suodatinta, kaikki siihen sopivat tulokset listataan.

6.2.2. Niteiden muokkaaminen

Niteitä voi muokata monella tavalla.

  • Klikkaamalla Muokkaa -> Muokkaa niteitä nimeketietonäytöltäkoha 185_ver001.png


    Tämä avaa listauksen, missä voit klikata Muokkaa -linkkiä sen niteen rivin alussa, mitä nidettä haluat muokata.
    koha 383.png
  • Klikkaamalla Muokkaa Niteet-välilehdellä halutun niteen kohdalla

    koha 186_ver001.png

    Tämä avaa listauksen, kuten edellä (valitsemasi nide näkyy korostetulla pohjalla valmiiksi)
    koha 384.png
  • Klikkaamalla Muokkaa -> Muokkaa niteitä eräajossa
    koha 188.png
    Tämä avaa erämuokkaustyökalun, jossa voit muokata useiden niteiden tietoja yhtä aikaa.
  • Jos StaffDetailItemSelection -asetuksessa on määritelty mahdollistamaan niteiden valinta, voit klikata nidetietojen näytöllä kunkin niteen vasemmalla puolella valintalaatikosta ne niteet, joita haluat käsitellä. Voit poistaa niteitä tai muokata niitä.

    koha 190.png
  • Voit käyttää myös erämuokkaustyökalua muokkaukseen.

6.2.2.1. Niteen tilatietojen pikamuokkaus

Toisinaan pitää vaihtaa kadonneiden tai vaurioituneiden niteiden tila. Tällöin ei tarvitse muokata koko nidetietuetta, vaan voi klikata niteen viivakoodia lainausnäytöllä tai lainahistoriassa ja päästä niteen yhteenvetoon. Siellä pääsee merkitsemään niteen kadonneeksi tai vaurioituneeksi.


koha 194.png

Täällä voit alasvetovalikosta valita tilan, joka merkitsee niteen kadonneeksi tai ilmoittaa palauttaneensa -tilaan

koha 915.png

Jos valitset Ilmoittaa palauttaneensa ja klikkaat Aseta tila-nappia, nide poistuu asiakkaan lainoista ja näkyviin tulee päivämäärä, milloin tila on merkitty.

koha 916.png

Viimeisin lainaaja jää näkyviin Historia-tietoihin.

koha 917.png

Voit merkitä niteen myös vahingoittuneeksi.

koha 193.png

6.2.2.2. Niteiden erämuokkaus


Jos haluat muokata jonkun nimekkeen useamman niteen tietoja kerralla, sen pääsee tekemään valitsemalla nimeketietonäytöllä Muokkaa -> Muokkaa niteitä eräajossa.

kohauusi 007.png

Siellä voit valita joko kaikki niteet tai valitsemalla vasemmalla olevasta sarakkeesta vain ne niteet, joihin muutokset kohdistuvat. Nidelistauksen alapuolella näkyy Muokkaa niteitä-taulukko, johon tarvittavat muutokset tehdään. Tässä esimerkissä muutetaan kaikille niteille kokoelmakoodiksi Lyhytlaina.

kohauusi 010.png

Rivillä 2 Luokitus pitää tarkistaa, että siellä näkyy oikea luokitus eli Yleisten kirjastojen luokitus (valitettavasti oletusarvona tulee väärä ainakin toistaiseksi).
Rivillä 8 Kokoelmakoodi valitaan tässä tapauksessa Lyhytlaina.
Sivun alareunassa on painike Tallenna eli muista tallentaa muutokset.

kohauusi 011.png

Muutokset näkyvät tallennuksen jälkeen uutena sarakkeena Kokoelmakoodi. Tämä sarake on näkyvissä vain, jos siellä on jotain kokoelmatietoa, tyhjää saraketta ei näytetä.

kohauusi 013.png

Esimerkissä olevan Lyhytlaina-kokoelmakoodin poistaminen tapahtuu vastaavalla tavalla.
Haetaan nimeke, jonka niteiltä kokoelmakoodi poistetaan, valitaan Muokkaa -> Muokkaa niteitä eräajossa.

kohauusi 023.png

Kokoelmakoodi-kentän valintaruutuun tehdään valinta ja tallennetaan, niin Lyhytlaina-kokoelmakoodi on poistettu valituilta niteiltä.

6.2.3. Nidetiedot

Jokaisen nimeketietueen vasemmalla puolella on valikko, josta pääset tarkastelemaan niteitä.

koha 195.png
Jos nide on hankittu Kohan hankintamoduulin kautta, näkyy Historiassa myös hankintatiedot. Jos tilaus- tai saapumispäivä näkyy linkkinä, siitä pääsee niteen hankintatietoihin.

6.2.4. Niteen siirtäminen

Nide voidaan siirtää nimeketietueelta toiselle käyttämällä Liitä nide -toimintoa.
koha 199.png

Liittämiseen tarvitaan siirrettävän niteen viivakoodi, joka luetaan sen nimekkeen tietoihin, mihin nide halutaan siirtää.

koha 198.png

Yksinkertaisesti lisäät siirrettävän niteen viivakoodin ja klikkaat OK.

Jos haluat siirtää useita niteitä yhteen tietueeseen, voit käyttää yhdistä tietueet -toimintoa.

6.2.5. Niteiden poisto

Niteiden poisto voidaan tehdä eri tavoilla. Jos haluat poistaa vain yhden niteen, on yksinkertaisinta avata nimeketietueen tarkat tiedot ja sieltä Muokkaa -> Muokkaa niteitä.
koha 205_ver001.png


Jokaisen niteen vasemmalla puolella on Poista-linkki.
koha 383_ver001.png


Kun klikkaat Poista, saat vielä varmistuskysymyksen:
koha 202.png


Nidettä ei voi poistaa, jos se on lainassa. Jos haluat poistaa kaikki niteet nimekkeeltä, voit käyttää
Muokkaa -> Poista kaikki niteet.
koha 205_ver002.png


Jos StaffDetailItemSelection -asetuksessa on määritelty mahdollistamaan niteiden valinta, voit klikata nidetietojen näytöllä kunkin niteen vasemmalla puolella valintalaatikosta ne niteet, joita haluat käsitellä. Voit poistaa niteitä tai muokata niitä.

koha 190.png


Voit käyttää myös Muokkaa -> Poista niteitä eräajossa, jos poistat enemmän niteitä kerralla.

koha 210.png

Täällä voit valita niteet, jotka poistetaan.
koha 385.png


6.2.6. Niteen lainahistoria

Jokaisella nimekkeellä säilytetään lainahistoria (asiakastietojen kanssa tai ilman niitä, riippuu järjestelmän asetuksista), mutta jokaisella niteellä on myös oma lainahistoriansa. Tämä löytyy Niteet -välilehdeltä.

koha 209_ver002.png

Historia-otsikon alla näkyy linkki Näytä niteen lainahistoria. Sitä klikkaamalla näkyy tämän niteen lainaushistoria. HUOM! Konversion jälkeen ei välttämättä näy niteen lainat oikein, tieto päivitetty nimekkeen lainahistoriaan.

6.3. Auktoriteetit

ohje tehdään myöhemmin

6.4. Luettelointiohjeet

http://manual.koha-community.org/3.14/en/catguides.html


6.4.1. Niteiden tarrat ja niiden tulostaminen


Kun viet nidetunnuksia, joille haluat tulostaa infotarran ja selkätarran, tee näin:
avaa toiselle välilehdelle tarratulostus yläreunan Muita toimintoja -> Työkalut kautta (klikkaa hiiren kakkospainikkeella Työkalut-kohdassa ja valitse Avaa uuteen välilehteen)

koha 889.png

Siellä on tällainen näyttö, johon voit lukea (tai liittää tai kirjoittaa) viivakoodeja

koha 891.png

Voit lukea tähän tulostettavien niteiden viivakoodit.

Käytämme edelleen Pallaksesta tuttuja tarra-arkkeja, joten niteitä mahtuu arkille 12. Käytännössä on parasta tulostaa arkillinen kerrallaan ja tyhjentää sitten näyttö ja lukea uusia niteitä sen jälkeen. Myös puoliksi käytettyjä arkkeja voi käyttää lisäämällä tyhjiä rivejä alkuun jo käytettyjen tarrojen paikalle.
Tarrat tulostetaan klikkaamalla Tulosta! -painiketta.

koha 892.png

Valitse Avaa ohjelmalla Adobe Reader (oletus) ja klikkaa OK.

koha 893.png

Näet tarra-arkin tulostuksen esikatselussa, jolloin voit vielä palata takaisin ja muokata niteen tietoja, jos huomaat siellä virheellisyyksiä.

koha 894.png

Jos arkki näyttää olevan ok, voit tulostaa sen normaaliin tapaan Tiedosto -> Tulosta tai kirjoittimen kuvakkeesta yläreunassa. Valitse oikea kirjoitin valikosta.

Voit tehdä myös näin:
Kun olet tallentamassa niteitä (tai haluat tulostaa uuden infotarran entiselle niteelle), valitse nidetunnus (maalaa tunnus ja ctrl+c ottaa sen leikepöydälle).

koha 888.png
Liitä (ctrl+v) tunnus Tulosta tarroja -näytölle.


6.4.2. Niteiden tallennusohjeet

Kenttä
Otsikko
Kuvaus
Huomautus
952$0
Pois kierrosta -tila
Oletusarvot:
0 = (tyhjä)
1 = Pois kierrosta
Koodattu arvo, taulukko Auktorisoidut arvot -> WITHDRAWN
952$1
Kadonnut-tila
Oletusarvot:
0 = (tyhjä)
1 = Kadonnut
2 = Myöhässä (kadonnut)
3 = Kadonnut ja korvattu
4 = Puuttuu
Koodattu arvo, taulukko Auktorisoidut arvot -> LOST

Asetuksissa voi muokata hidelostitems-määrityksellä, näkyykö kadonnut aineisto verkkokirjastossa
952$2
Luokitus
Luokitusjärjestelmä, jonka mukaan luokkanumerot järjestyvät
Asetuksissa luokituslähteet, jonne on tallennettu ykl = Yleisten kirjastojen luokitus oletusarvoksi (Luokitus ->DefaultClassificationSource)
952$3
Liitteiden määrä
Moniviestimien tms. osien määrä
Näkyy lainaus- ja palautusnäytöllä, ilmoittaa niteeseen kuuluvan aineiston määrän (esim. montako liitettä). Luettelointitieto kentässä 952$h ja $t näkyy normaalinäytössä.
952$4
Vaurioitunut-tila
Oletusarvot:
0 = (tyhjä)
1 = Vaurioitunut
Koodattu arvo, taulukko Auktorisoidut arvot -> DAMAGED
952$5
Käyttörajoitukset
Oletusarvot:
0 = (tyhjä)
1 = Rajoitettu pääsy
Koodattu arvo, taulukko Auktorisoidut arvot -> RESTRICTED.
Tällä arvolla ei ole vaikutusta lainauksessa.
952$7
Ei lainattavissa
Oletusarvot:
0 = (tyhjä)
-1 = Tilattu
1 = Ei lainata
2 = Henkilökunnan käsikirjasto
Koodattu arvo, taulukko Auktorisoidut arvot -> NOT_LOAN
Negatiiviset arvot eivät estä varausta.
952$8
Kokoelmakoodi
Kooditietoa
Koodattu arvo, taulukko Auktorisoidut arvot -> CCODE
952$9
Niteen numero
Järjestelmän tuottama niteen numero
Ei näy nidetietueessa
952$a
Omistajakirjasto
Kirjaston nimi
Vaaditaan. Nimi on määriteltävä perusasetuksissa Kirjastot ja ryhmät.
952$b
Sijaintikirjasto (yleensä sama kuin 952$a)
Kirjaston nimi
Vaaditaan. Nimi on määriteltävä perusasetuksissa Kirjastot ja ryhmät.
952$c
Hyllypaikka

Koodattu arvo, taulukko Auktorisoidut arvot -> LOC.
952$d
Hankintapvm
VVVV-KK-PP
Päiväyksen tulee olla järjestelmän ymmärtämässä muodossa: VVVV-KK-PP
952$e
Hankintapaikka
Koodattu arvo tai toimittajan nimi
Täytetään automaattisesti hankintamoduulissa Kohaan tallennetun toimittajan tunnuksella kun nide on saapunut
952$g
Hankintahinta
Desimaalinumero, ei valuuttamerkkejä (esim. 10.00)
Täytetään automaattisesti hankinnan tiedoilla, kun nide on saapunut
952$h
Sarjanumero

Täytetään automaattisesti kausijulkaisuissa, jos niteet on merkitty saapuneeksi saapumisvalvonnan kautta
952$i
Inventaarionumero

Ei meillä käytössä
952$o
Kohan koko signum

Voidaan täyttää automaattisesti, perustuu järjestelmäasetukseen itemcallnumber
952$p
Viivakoodi *
Max. 20 merkkiä

952$t
Nidenumero
Max. 32 merkkiä

952$u
URI
Niteen oma URL
Koko URL, joka alkaa http: Täytetään vain, jos niteellä on oma URL, mutta ei ole tarpeellinen, jos nimekkeellä on 856$u-kenttään osoite tallennettuna
952$v
Korvaushinta
Desimaalinumero, ei valuuttamerkkejä (esim. 10.00)
Täytetään automaattisesti hankintamoduulista, kun nide on saapunut
952$w
Hinta voimassa alkaen
VVVV-KK-PP
Päiväyksen tulee olla järjestelmän ymmärtämässä muodossa: VVVV-KK-PP. Täytetään automaattisesti
hankintamoduulista, kun nide on saapunut
952$x
Huomautus virkailijoille

Tämä huomautus ei näy verkkokirjastossa. Tällä hetkellä tämä huomautus näkyy vain niteiden muokkausnäytöllä virkailijatyökalussa.
952$y
Kohan aineistolaji
Koodattu arvo, lainauksessa vaadittu tieto
Vaaditaan. Koodattu arvo, määritellään perusasetuksisssa Aineistolajit.
952$z
Yleinen huomautus



vaaditaan lainauksessa: *
vaaditaan Kohassa: